«Бережливые технологии»: быстрая переналадка в офисных процессах
Обучение работе с инструментами бережливого производства является важной составляющей федерального проекта «Производительность труда» нацпроекта «Эффективная и конкурентная экономика».
Как отмечают в Региональном центре компетенций в сфере производительности труда в РС(Я) (РЦК), применение быстрой переналадки в офисной деятельности позволяет сократить вспомогательные затраты времени, ускорить выполнение административных процедур и повысить предсказуемость рабочих процессов.
«В офисных процессах переналадка проявляется при переключении сотрудников между различными задачами, подготовке документов, согласовании заявок, проведении совещаний и работе с информационными системами. Зачастую значительная часть времени затрачивается не на выполнение самой работы, а на поиск необходимых данных, настройку программ, подготовку шаблонов и уточнение требований», — делятся эксперты РЦК.
Оптимизировать эти действия, по их словам, позволяют принципы быстрой переналадки. Для этого необходимо:
- заранее подготовить необходимые материалы (типовые формы документов, шаблоны отчетов, инструкции и чек-листы);
- разделить подготовительные и основные операции (выполнять предварительную подготовку до начала основной работы, чтобы не прерывать рабочий процесс);
- стандартизировать повторяющиеся действия (разработать единый порядок обработки заявок, оформления документов и передачи информации между подразделениями);
- исключить лишние переключения (группировать однотипные задачи, чтобы сократить время на переход между различными видами деятельности);
- автоматизировать рутинные операции (использовать электронные формы, готовые настройки программ и автоматизированные маршруты согласования).
«Например, при подготовке ежемесячной отчетности сотрудник может заранее сформировать шаблон документа, настроить необходимые таблицы и подготовить исходные данные. В результате при наступлении отчетного периода остается выполнить непосредственно заполнение и проверку информации, не тратя дополнительное время на организационные действия», — добавляют в РЦК.
#ПроизводительностьТрудаЯкутия
