SMED в офисе – как перестать терять час на поиск папки и настройку отчета
Вы когда-нибудь видели, как офисный сотрудник начинает свой день? Сначала проверка почты, потом открытие трех-пяти программ, потом настройка фильтров в отчете. Через полчаса он вспоминает, что документ лежит в другой папке. Еще через десять минут он ищет пароль от базы.
И это не лень. Это переналадка. Только не станка, а рабочего места. В бережливом производстве за быструю переналадку отвечает принцип SMED. И он работает не только в цехе. Он работает и в офисе. SMED в офисе – метод сокращения времени на переключение между разными видами работы. Переключение – это все, что делается между «закончил одно» и «начал другое»: открывать и закрывать программы; искать файлы в папках; настраивать параметры отчета; вспоминать, где лежит шаблон; переключаться с одной задачи на другую. На каждое такое переключение тратится от 2 до 15 минут. В день их может быть 10–15. Итого – пара часов потерянного времени. Каждый день.
Почему офисный SMED никто не внедряет? Потому что в цехе потери видны: станок стоит, деталь не идет, бригадир нервничает. А в офисе сотрудник сидит за компьютером, занят, и кажется, что он работает. Но половину времени он переналаживается. Три правила офисного SMED
1. Отделить внешнюю и внутреннюю переналадку
- Внутренняя – то, что можно сделать, только при переключении на задачу (например, ввод данных).
- Внешняя – то, что можно сделать заранее, до начала работы (подготовить шаблоны, открыть файлы, настроить параметры).
2. Превратить внутреннюю во внешнюю
- Если каждый раз нужен шаблон – положить его на рабочий стол.
- Если каждый раз настраивается фильтр – сохранить настройки и пр.
3. Стандартизировать переключения
- Создать чек-лист: что открыть, что проверить, что подготовить для каждого вида работы. - Чек-лист сокращает время на вспоминание. А вспоминание – это тоже переналадка.
С чего начать? Для каждой задачи создать «папку быстрого доступа» с шаблонами, чек-листами, настройками и пр. #ПроизводительностьТрудаЯкутия
